Case Study
Wie die nennto gmbh durch agiles Scrum Consulting maximale Prozesstransparenz und Stabilität für die Blutspende SRK Schweiz AG geschaffen hat.
Der Technologie- und Tool-Stack
Architektur: Flowable Engine (BPMN 2.0 & CMMN 1.1)
Core & Daten: Java / Spring Boot, PostgreSQL
DevOps & Kollaboration: GitLab CI/CD, Docker, Jira, Confluence, Microsoft Teams
Das Projekt im Überblick
Auftraggeber: Blutspende SRK Schweiz AG
Die Herausforderung: Ein hochkomplexes, legislativ reguliertes Umfeld bei der Stammzellenspendersuche, geprägt von fehleranfälligen, manuellen Prozessen (Papier, Fax, Excel) und einem kundenintern unerfahrenen Scrum-Umfeld.
Unsere Rolle: Scrum Master & Business Consultant (nennto gmbh)
Das Ergebnis: Erfolgreiche, termingerechte Einführung des ersten kritischen Teilprozesses („Suche“) am 19. November 2023 und die Etablierung einer datenbasierten Entscheidungsgrundlage für das Management.
Digitale Transformation der Stammzellsuche: Herausforderungen und Komplexität
Die Suche nach Stammzellspender für Leukämiepatienten ist ein Lauf gegen die Zeit. Zudem ist sie hochkomplex und durch legislative Hürden stark eingeschränkt. Bisher verliess sich das SRK auf das händische Übertragen von Informationen in Tabellen, E-Mail oder gar Fax-Nachrichten und handgeschriebenen Notizzettel. Diese Prozesse sind durch Ihre Natur stark fehleranfällig und verständlicherweise hoch ineffizient und kostspielig. Die Suche war nur ein Teilprozess eines ganzen Ablaufs: von der Anfrage über die Suche bis zur Findung des optimalen Matches.
Dieses komplexe Umfeld und die entsprechenden Abläufe in einer Applikation zu bündeln und zu automatisieren, ist per se schon ein Mammut-Projekt. Die Führung eines erprobten und hochtechnischen Teams gegenüber einem im Scrum-Framework noch unerfahrenen Kunden mit negativen Vorerfahrungen war die zweite hochsensible Komponente. Hiermit wurde die nennto gmbh beauftragt: um die schwankenden Gemüter in stille Gewässer zu führen und das Projekt prozessual auf Erfolgskurs zu bringen.
Effektives Scrum Consulting: Agile Projektsteuerung im Nearshore-Team
Die Kernaufgabe der nennto gmbh bestand darin, das Scrum-Framework als stabilen Rahmen zu etablieren, das Entwicklungsteam in seiner Selbstorganisation zu unterstützen, Hindernisse im Projektverlauf proaktiv zu eliminieren und die Brücke zwischen der technischen Umsetzung und den fachlichen Anforderungen zu schlagen.
Rollenverteilung und Organisationsstruktur
Projektleitung & Scrum Master (nennto gmbh): Verantwortung für die agile Prozessführung, die Einhaltung des Zeit- und Budgetrahmens, die Moderation der Scrum-Events sowie die Beseitigung von organisatorischen Blockaden (Impediments).
Product Owner & Projektleitung (Blutspende SRK Schweiz AG): Definition und Priorisierung der fachlichen Anforderungen (User Stories) sowie fachliche Steuerung der Umsetzung.
Entwicklungsteam (Extern): Bestehend aus Automation Engineer, Architekt, Softwareentwickler und QA Engineer, zuständig für die technische Umsetzung der Datenbankarchitektur und Benutzeroberfläche.
Agile Zusammenarbeit & Infrastruktur: Erfolgreiche Remote-Projektsteuerung
Das in der Schweiz verteilte Team arbeitete effizient im Remote-Modus, wobei die nennto gmbh durch ein konsequentes Scrum-Framework und einen transparenten Tool-Stack maximale Nachvollziehbarkeit und Transparenz schuf.
Projektsteuerung & Dokumentation: Über Jira und Confluence wurden Anforderungen, Sprint-Backlogs und Prozessdokumentationen für alle Beteiligten (inklusive der Fachseite des Kunden) jederzeit einsehbar gepflegt.
Entwicklung & CI/CD: Die technische Umsetzung und Versionskontrolle erfolgten transparent über GitLab.
Kommunikation: Die tägliche Abstimmung wurde über Microsoft Teams sichergestellt.
Ein fester Sprint-Rhythmus von zwei Wochen sicherte dabei die kontinuierliche Wertschöpfung und Planbarkeit. Während Daily Scrums und Backlog Refinements remote durchgeführt wurden, fanden der Sprint Review und die Retrospektive vor Ort beim Kunden statt. Dieser hybride Ansatz ermöglichte es den Stakeholdern, aktiv am Inspect & Adapt-Zyklus teilzunehmen, um unmittelbares Feedback zum Produkt-Inkrement zu geben und so die Qualität kontinuierlich zu steigern.
Das technische Konstrukt: Warum Flowable?
Für die Umsetzung der Applikation wurde auf die Workflow- und Case-Management-Plattform Flowable gesetzt. Der Einsatz dieser Technologie war aus architektonischer Sicht eine bewusste und begründete Entscheidung für dieses spezifische Projektumfeld:
Abbildung komplexer, dynamischer Fallstrukturen (CMMN): Die Stammzellensuche folgt keinem starren, linearen Schema. Sie ist abhängig von legislativen Vorgaben, medizinischen Zwischenergebnissen und unvorhersehbaren Ereignissen. Flowable erlaubt es durch das Case Management (CMMN), solche dynamischen, datengetriebenen Ad-hoc-Prozesse flexibel zu steuern, statt sie starr in Code zu giessen.
Standardisierung und Transparenz (BPMN 2.0): Durch die in Flowable integrierte BPMN-Engine lassen sich die Geschäftsprozesse visuell modellieren. Dies schuf die essenzielle Brücke zwischen der technischen Entwicklung (Automatisierung) und der Fachseite des SRK, da Prozesse für beide Seiten lesbar und verständlich blieben.
Nahtlose Systemintegration: Als Java-basierte, leichtgewichtige Engine liess sich Flowable optimal in die bestehende Infrastruktur integrieren, um Schnittstellen zu PostgreSQL-Datenbanken und externen Registern performant zu bedienen.
Die Steuerung dieses technologischen Konstrukts erforderte im Scrum-Prozess ein tiefes Verständnis für die Abhängigkeiten zwischen der Prozessmodellierung (Fachseite) und der eigentlichen Softwareentwicklung (Engineering).
Funktionen und Ergebnisse des Teilprozesses “Suche”
Dank der strukturierten prozessualen Führung durch die nennto gmbh konnte die Applikation zur Suche von Stammzellenspender für den ersten grossen Teilbereich am 19. November 2023 erfolgreich und termingerecht eingeführt werden. Das Mandat der nennto gmbh wurde mit diesem Meilenstein erfolgreich abgeschlossen. Die Plattform bietet den Fachkreisen seither folgende Funktionen:
Automatisierte Suchprozesse: Effiziente Identifikation von potenziellen Spendern durch moderne Prozess-Automatisierung zur Beschleunigung lebensrettender Suchvorgänge.
Optimiertes Donor-Matching: Zentralisierte und performante Lösung zur beschleunigten Suche nach kompatiblen Stammzellenspendern für Leukämie-Patienten.
Digitale Prozess-Transformation: Ablösung manueller, fehleranfälliger Dokumentationsprozesse (Papier, Fax, Excel) durch ein digitales, adaptierbares System für höchste Datensicherheit.
Fazit und agiler Mehrwert
Das Projekt zeigt, dass durch das strikte Befolgen eines bewährten Frameworks wie Scrum die Durchführung eines grossen und technologisch anspruchsvollen Teilprojektes erfolgreich und kontrolliert gesteuert werden kann.
Scrum dient per se nicht dazu, die reine Entwicklungsarbeit blind zu beschleunigen oder Projektkosten per Knopfdruck zu senken. In diesem hochkomplexen Umfeld erfüllte das Framework jedoch eine viel kritischere Aufgabe: Es machte unvorhergesehene legislative und technische Komplexitäten sofort transparent.
Durch diese Transparenz konnte präzise aufgezeigt werden, weshalb das Projekt Mehrkosten generierte und warum ursprüngliche Deadlines angepasst werden mussten. Statt blind Budget in unkontrollierte Prozesse zu leiten, erhielt das Management der Blutspende SRK Schweiz AG eine fundierte, datenbasierte Entscheidungsgrundlage. Das durch die nennto gmbh etablierte Vertrauen und die offene Kommunikation führten zu einer sehr hohen Akzeptanz der Projektergebnisse bei den Stakeholdern – und ermöglichte letztlich eine kontrollierte und strategische Steuerung des Projektlebenszyklus.