Logo mit roten diagonalen Streifen und dem Text "swiss medic" darunter.

Case Study

Agile Prozessleitung im Gesundheitswesen: So hat nennto das Projekt SwissGMDP für Swissmedic gesteuert.

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Ein Projektbericht der nennto gmbh über die prozessuale Steuerung und das Scrum Framework bei der Einführung der neuen Schweizer Plattform für Arzneimittel-Betriebsbewilligungen.

Logo mit zwei ineinander verschlungenen Kreisen, eine in Blau, die andere in Dunkelblau, daneben der Text 'scrum.org'.

Projektdaten im Überblick

  • Auftraggeber: Swissmedic (Schweizerisches Heilmittelinstitut)

  • Produkt: SwissGMDP (Öffentliche Web-Datenbank für GMP- und GDP-Zertifikate)

  • URL der Plattform: swissgmdp.ch

  • Projektleitung & Scrum Master: nennto gmbh

  • Entwicklungsteam: 4 externe Softwareentwickler (2 Backend, 2 Frontend)

  • Rolle Kunde: Product Owner (Fachseite)

  • Methodik: Scrum mit verteiltem Team (Schweiz / Spanien)

  • Go-live: 20. September 2024

Ausgangslage: Prozessuale Herausforderungen bei der Digitalisierung

Bis zur Einführung von SwissGMDP veröffentlichte Swissmedic die Liste der berechtigten Arzneimittel-Hersteller und Grosshändler in der Schweiz über statische Tabellen auf der eigenen Website. Um die Transparenz in der pharmazeutischen Lieferkette zu erhöhen, sollte eine öffentlich zugängliche, performante Web-Datenbank realisiert werden. Diese ermöglicht die schnelle Validierung von Betriebsbewilligungen, den GMP-Status (Good Manufacturing Practice) und den GDP-Status (Good Distribution Practice).

Die Herausforderung lag primär in der Steuerung des Projekts: Es galt, ein geografisch verteiltes Entwicklungsteam und die regulatorischen Anforderungen der Fachseite effizient zu koordinieren. Die nennto gmbh wurde mit der prozessualen Führung, dem agilen Projektmanagement und dem Scrum Mastering beauftragt, um den reibungslosen Ablauf bis zum Go-live sicherzustellen.

Prozesssteuerung und Agiles Projektmanagement im Nearshore-Setup

Die Steuerung der Softwareeinführung erfolgte über ein strukturiertes Scrum-Framework. Die Kernaufgabe der nennto gmbh war es, die Zusammenarbeit zwischen der Fachseite in der Schweiz und dem Entwicklungsteam in Spanien prozessual zu optimieren.

Rollenverteilung und Organisationsstruktur

  • Projektleitung & Scrum Master (nennto gmbh): Verantwortung für die agile Prozessführung, die Einhaltung des Zeit- und Budgetrahmens, die Moderation der Scrum-Events sowie die Beseitigung von organisatorischen Blockaden (Impediments).

  • Product Owner (Swissmedic): Definition und Priorisierung der fachlichen Anforderungen (User Stories) gemäss den gesetzlichen Vorgaben.

  • Entwicklungsteam (Extern): Vier zugewiesene Entwickler (2 Backend, 2 Frontend), zuständig für die technische Umsetzung der Datenbankarchitektur und der Benutzeroberfläche.

Effiziente remote Zusammenarbeit und Methodik

Um die Distanz zwischen den Standorten produktiv zu überbrücken, etablierte die nennto gmbh klare, schlanke Kommunikationswege. Tägliche Synchronisationen (Daily Stand-ups) sicherten den kontinuierlichen Informationsfluss zwischen dem Backend- und Frontend-Team. Durch die methodische Moderation wurden fachliche Detailfragen zu den GMP/GDP-Zertifikaten direkt zwischen dem Product Owner und den Entwicklern im laufenden Sprint geklärt. Dies verhinderte langwierige Abstimmungsschleifen und garantierte eine stabile Entwicklungsgeschwindigkeit (Sprint Velocity).

Funktionen und Ergebnisse der SwissGMDP-Plattform

Dank der strukturierten prozessualen Führung durch die nennto gmbh wurde die SwissGMDP-Datenbank am 20. September 2024 erfolgreich und termingerecht in Betrieb genommen. Die Plattform bietet der Öffentlichkeit sowie Fachkreisen folgende Funktionen:

  • Echtzeit-Abfrage von Betriebsbewilligungen: Schnelle Überprüfung der Gültigkeit von Lizenzen Schweizer Pharmaunternehmen.

  • Direkter Download von GMP- und GDP-Zertifikaten: Kostenfreier Zugriff auf elektronische Dokumente für alle zugelassenen Firmen und Standorte.

  • Spezifische Such- und Exportfunktionen: Zielgerichtete Filterung nach Standorten oder bewilligten Aktivitäten inklusive Excel-Export für die Weiterverarbeitung.

Fazit

Das Projekt zeigt, dass der Erfolg digitaler Transformationsprojekte im regulierten Umfeld massgeblich von einer klaren prozessualen Führung abhängt. Durch das agile Projektmanagement und das Scrum Mastering der nennto gmbh konnte die Zusammenarbeit zwischen der Fachseite von Swissmedic und dem externen Entwicklungsteam optimal synchronisiert werden. Das Ergebnis ist eine stabile, termingerecht realisierte Infrastrukturkomponente für das Schweizer Gesundheitswesen.